Die KI-Plattform für digitale Kommunikation in der Immobilienwirtschaft
Von der Mieterselbstauskunft über Übergabeprotokolle bis zum Maklerauftrag: Mit Flixcheck digitalisieren Hausverwaltungen, Maklerbüros und Property-Management-Unternehmen ihre gesamte digitale Kommunikation mit Mieter:innen, Eigentümer:innen und Interessent:innen. Per KI erstellte Online-Formulare ersetzen Zettelwirtschaft, Excel-Listen und unsortierte E-Mail-Anhänge – DSGVO-konform, mobil-optimiert und sofort einsatzbereit.
mit sofort einsatzbereiten Vorlagen für die häufigsten Vorgänge
per E-Mail, SMS, Messenger und Website-Widget
Hosting ausschließlich in Deutschland
Use Cases
Die Immobilienwirtschaft lebt von Kommunikation – mit Mieter:innen, Eigentümer:innen, Interessent:innen, WEG-Mitgliedern und Dienstleister:innen. Ohne digitale Standardisierung entstehen unsortierte E-Mail-Threads, verlorene Übergabeprotokolle und stundenlange Nachfass-Telefonate. Mit Flixcheck und KI verwandeln Sie diese Vorgänge in strukturierte, mobil-optimierte Online-Formulare – sofort einsatzbereit, mit eIDAS-konformen Unterschriften und nahtloser Anbindung an Ihre Verwaltungs- oder Property-Management-Software.
Für kleine und mittelständische Unternehmen
Für Konzerne
ISO 27001
Flixcheck ist offiziell nach ISO 27001 zertifiziert – dem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme. Damit erfüllen wir nachweislich höchste Anforderungen an den Schutz Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kund:innen. Ergänzt wird die Zertifizierung durch eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung, eIDAS-konforme elektronische Unterschriften (EES, FES, QES) und ein Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren. So bietet Flixcheck ein Sicherheitsniveau, das auch in regulierten Branchen wie Versicherungen, Banken und dem Gesundheitswesen Bestand hat.
Branchenpaket Immobilien
Mit dem Branchenpaket Immobilien erhalten Sie ein kuratiertes Set an Online-Formularen, das in der Praxis täglich von Hausverwaltungen, Maklerbüros und Bestandshalter:innen eingesetzt wird. Sie nutzen die Vorlagen 1:1, passen sie über die Oberfläche an oder lassen die KI Ihre individuelle Variante in Sekunden erstellen – inklusive Pflichtfeld-Logik, Datenschutz-Hinweisen und passender Signatur-Stufe.
(Kurz- und Langversion)
mit Vorab-Fragebogen
mit Foto-Upload und Zählerständen
mit FES-Unterschrift
mit AGB-Bestätigung und QES
mit Foto- und Standort-Erfassung
über Website-Widget
mit Einwilligung
mit IBAN-Validierung
Unsere Immobilien-Expert:innen zeigen Ihnen in einem 30-minütigen Gespräch, wie Sie Mieterselbstauskünfte, Übergabeprotokolle, Maklerauftrags-Strecken und Mängelmanagement in eine zentrale Immobilien Software überführen – inklusive Anbindung an gängige Property-Management-Systeme wie Wodis Sigma, GES, Aareon oder iX-Haus über REST-API. Wir analysieren mit Ihnen Ihre konkreten Vorgänge und zeigen, wo KI-gestützte digitale Kommunikation den größten Hebel auf Bearbeitungszeit und Datenqualität hat.
"Als Immobilienmakler nutze ich Flixcheck vor allem, um schnell und digital Unterschriften, Unterlagen und wichtige Informationen von Kunden einzuholen. Besonders praktisch fnde ich die Formulare, mit denen Verkäufer und Käufer Dokumente einfach ausfüllen und direkt unterschreiben können. Das spart viel Zeit, vermeidet Papierkram und macht die Kommunikation deutlich einfacher. Für die tägliche Arbeit im Maklerbüro ist das eine große Erleichterung."
FAQs
Eine Immobilien Software für digitale Kommunikation bündelt alle Interaktionen zwischen Hausverwaltung oder Maklerbüro und Mieter:innen, Eigentümer:innen sowie Interessent:innen in einer Plattform – ohne Medienbrüche, ohne Papier, ohne ungesicherte Anhänge. Im Kern stehen strukturierte Online-Formulare für typische Vorgänge wie Mieterselbstauskunft, Übergabeprotokoll, Wohnungsbesichtigung, Maklerauftrag und Mängelmeldung. Ziel ist, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Datenqualität zu erhöhen und gleichzeitig DSGVO- sowie WEG- und Mietrechts-Anforderungen lückenlos zu dokumentieren.
Klassische Verwaltungssoftware in der Immobilienwirtschaft fokussiert auf Buchhaltung, Nebenkostenabrechnung und Bestandsverwaltung. Eine Immobilien Software für digitale Kommunikation ergänzt diese Welt um den Außenkontakt: strukturierte Online-Formulare für Mieter:innen, Interessent:innen und Eigentümer:innen, mobil-optimierte Erfassung vor Ort (Besichtigung, Übergabe), eIDAS-konforme Unterschriften und automatische Übergabe der Antworten in die bestehende Verwaltungssoftware. Beide Welten ergänzen sich – die digitale Kommunikation läuft im Frontend, die Verwaltung im Backend.
Eine Immobilien Software für digitale Kommunikation bietet fünf zentrale Vorteile: Erstens kürzere Bearbeitungszeiten bei Übergaben, Selbstauskünften und Mängelmeldungen – häufig um 50 bis 70 Prozent. Zweitens höhere Datenqualität, weil Pflichtfelder, Foto-Uploads und IBAN-Validierung direkt im Online-Formular erfolgen. Drittens revisionssichere Dokumentation gemäß DSGVO, WEG-Gesetz und BGB-Mietrecht. Viertens bessere Mieter:innen- und Interessent:innen-Erfahrung durch mobil-optimierte Bedienung. Fünftens spürbare Entlastung im Tagesgeschäft, weil Nachfass-Telefonate und unsortierte E-Mail-Anhänge entfallen.
In der Immobilienwirtschaft lassen sich praktisch alle Außenkontakt-Vorgänge digitalisieren: Mieterselbstauskunft inkl. Schufa-Einwilligung, Wohnungsbesichtigung mit Terminbuchung und Vorabfragen, Übergabeprotokoll Wohnung mit Zähler- und Foto-Erfassung, Schlüsselübergabe-Quittung, Maklerauftrag mit AGB-Bestätigung und QES, Mängelmeldungen mit Foto- und Standortdaten, Modernisierungs-Ankündigungen mit Einwilligung, WEG-Versammlungs-Vor- und Nachbereitung, SEPA-Mandate für die Miete sowie Bestandskommunikation im Massenversand. Maßgeblich ist eine Plattform, die mobile Erfassung, Foto-Upload und eIDAS-Unterschriften in einem System verbindet.
Eine digitale Mieterselbstauskunft mit einer Immobilien Software folgt typischerweise einem klaren Ablauf: Die Hausverwaltung versendet per E-Mail oder SMS einen personalisierten Link zu einem Online-Formular, Interessent:innen geben Stammdaten, Einkommensverhältnisse und Mieterhaftpflicht-Angaben strukturiert ein, laden Einkommensnachweise und ggf. den Personalausweis aus der Smartphone-Kamera hoch, geben die Schufa-Einwilligung mit eIDAS-konformer Unterschrift ab und übermitteln die Selbstauskunft. Die strukturierten Daten landen im CRM oder Property-Management-System – ohne Excel-Liste und ohne PDF-Pingpong.
Eine Immobilien Software für Hausverwaltungen sollte sechs Kernfunktionen abdecken: KI-gestützte Erstellung von Online-Formularen für die häufigsten Vorgänge (Selbstauskunft, Übergabe, Mängelmeldung), Multichannel-Versand (E-Mail, SMS, Messenger, Website-Widget), integrierter Foto-Upload mit Standort-Erfassung, eIDAS-konforme Unterschriften (EES, FES, QES), DSGVO-konformes Hosting in Deutschland sowie eine offene API zur Anbindung an gängige Property-Management-Systeme wie Wodis Sigma, GES, Aareon oder iX-Haus. Plattformen wie Flixcheck kombinieren diese Funktionen in einem System – inklusive vorbereitetem Branchenpaket Immobilien.
Eine Immobilien Software für digitale Kommunikation lässt sich auf drei Wegen in bestehende Verwaltungssysteme integrieren: über REST-API für strukturierten Datenaustausch in beide Richtungen (Versand-Trigger ins System hinein, Antwort-Daten ins Verwaltungssystem zurück), über Webhooks für ereignisbasierte Triggers (z. B. „Selbstauskunft abgeschlossen → automatische Anlage des Interessenten im CRM") und über vorgefertigte Konnektoren oder schlanke Middleware-Setups. Single Sign-on (SSO) und Custom-Domain ergänzen die Integration im Konzern-Setup; Audit-Logs sichern die regulatorische Nachweisbarkeit für sensible Mieter:innen-Daten.
Eine Immobilien Software muss mehrere regulatorische Anforderungen gleichzeitig erfüllen: die DSGVO mit besonderem Augenmerk auf Mieter:innen-Daten (Datenminimierung, AVV, Lösch- und Aufbewahrungsregeln), das BGB-Mietrecht mit Form- und Schriftform-Vorgaben, das WEG-Gesetz für Versammlungs- und Beschluss-Dokumentation, die Heizkostenverordnung für Nebenkosten- und Modernisierungs-Kommunikation sowie die eIDAS-Verordnung für rechtssichere elektronische Unterschriften (EES, FES, QES). Hinzu kommen ISO 27001-Standards für Software-Sicherheit. Eine Software, die diese Anforderungen out-of-the-box erfüllt, reduziert das Compliance-Risiko und beschleunigt Beschaffungs-Entscheidungen.
Die Kosten für eine Immobilien Software für digitale Kommunikation hängen von vier Faktoren ab: Anzahl der Nutzer:innen, Volumen der versendeten Online-Formulare pro Monat, Funktionsumfang (z. B. qualifizierte Signatur QES, API Schnittstelle, SSO, Custom-Branding) und Tiefe der Bestandssystem-Integration. Klassische Property-Management-Insellösungen liegen oft bei mehreren hundert Euro pro Nutzer und Monat plus Implementierungsprojekt. Plattformen, die digitale Kommunikation, Online-Formulare und Property-Management-Integration in einem System bündeln, werden meist nach Tarif und Volumen abgerechnet. Eine genaue Tarifübersicht inklusive ROI-Rechner findet sich auf der Preisseite; eine kostenfreie Testphase ist Standard.
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